Mocna komunikacja – Przekształcanie reakcji w świadomą odpowiedź – jak zatrzymać konflikt w zespole

Jak nie reagować z automatu?

Jak komunikujesz się w stresie? Jakie masz reakcje? Poznaj dwie, w które wpadamy nagminnie i naucz się znajdować pauzę, aby nie eskalować konfliktów.

Przez ostatnie 13 lat jako przedsiębiorca, trener i coach szukam odpowiedzi na pytanie o to, jak najlepiej się komunikować w biznesie i poza nim. Odkrywam i pokazuję, co buduje komunikacje i relacje, a co je niszczy i prowadzi do nieporozumień.

Tajemnica nie tkwi wcale w tym, jak się komunikujemy, ale w tym, co dzieje się z każdym z nas, zanim otworzymy usta.  Jeśli dostaję maila, który uruchamia we mnie frustrację, nie odpowiadam od razu, waląc w klawiaturę, ale odchodzę od monitora, robię sobie coś do picia lub patrzę w okno. Jeśli złość sięga zenitu idę na 10 minut spaceru – wykorzystuję ten moment na decyzję, jak zareagować. Kiedy słyszę od mojego klienta coś, co mnie oburza, omawiam to z kimś z zespołu, zaglądam w siebie i patrzę, co jest dla mnie ważne i dlaczego wywołuje to takie emocje – dopiero potem wchodzę w interakcję.

Wiem, to brzmi prosto, ale w codziennym życiu, kiedy pośpiech dyktuje wiele, nie masz czasu na takie strategie. To zrozumiałe, nie każda sytuacja daje nam komfort czasu na reakcję. Tylko czasem, jeśli nie dokonamy dobrego wyboru możemy się znaleźć w oku cyklonu – środku konfliktu ze współpracownikami, szefem, klientem.

Prawie nikt z nas nie jest mistrzem komunikacji od razu (chyba w ogóle nigdy nie jest się mistrzem, to ciągły work in progress), ale najważniejsze to wiedzieć, że mamy wybór i wpływ na to, jak będziemy reagować na bodźce. Czasami są to bodźce, nad którymi mamy kontrolę, takie, które wybieramy sami – od wybrania drogi do pracy, poprzez artykuły, które czytamy, filmy, które oglądamy, po wybór znajomych do rozmowy. Czasem bodźce przychodzą z zaskoczenia – nieprzyjemny komentarz współpracownika, obraz wypadku samochodowego czy … rzeczywistość pandemii.

W normalnych warunkach codziennie stykamy się z ogromną ilością bodźców, które wpływają na nasz system nerwowy, uruchamiając reakcje stresowe, co bezpośrednio z kolei przekłada się na naszą komunikację i harmonijną lub zakłóconą współpracę.

W obecnej sytuacji jest ich jeszcze więcej lub nie zawsze mamy nieograniczone strategie zarządzania nimi: wiadomości, których czasem nawet nie chcielibyśmy usłyszeć, praca online z problemami technicznymi, bliscy w jednej przestrzeni przez 24/7, krzyczące dzieci…

Niezależnie od tego, czy żyjemy w kwarantannowej izolacji, czy w naszym normalnym starym i znanym świecie, zawsze, kiedy przychodzi do nas jakiś bodziec, na który chcemy zareagować, mamy moment, kiedy możemy podjąć decyzję – kim chcemy być w konkretnej sytuacji, jak chcemy być postrzegani i jak chcemy naszą reakcję zakomunikować.

Cała idea dobrego komunikowania się według mnie leży właśnie w tym, jak wykorzystać przestrzeń między bodźcem a reakcją a zarządzanie tą przestrzenią wydaje mi się najważniejszą umiejętnością w kontaktach międzyludzkich. Ta przestrzeń może trwać kilka sekund, kilka minut, godzin czy dni – to tak naprawdę nie ma znaczenia. Znaczenie ma to, jak zarządzimy wewnętrznym dialogiem, a szczególnie, jak zrobimy to w stresie.

Najczęściej jest po prostu tak, że rzeczywiście reagujemy – bodziec przychodzi, a my wybieramy jakąś automatyczną reakcję.

A to, czego dobrze nauczyć się w komunikacji to nie reakcja, ale świadoma odpowiedź.

Naszym automatem są najczęściej dwie reakcje:

1.    Obwinianie innych

Automatycznie uruchamiamy procesy myślowe, które wypełniają przestrzeń między bodźcem a reakcją obwinianiem drugiej strony. Są to wszystkie myśli, co kto robi źle, kto nie potrafi, kto umiałby lepiej: Gdyby tylko rozumiał, że mam dużo pracy; Gdyby nie był takim egoistą, wiedziałby, że ten projekt nie przejdzie; Nasz rząd nie myśli o przedsiębiorcach etc. 

Komunikacja z takiego miejsca nie zbuduje mostów. To co wyjdzie z naszych ust, będzie najczęściej komunikatem agresywnym, pasywno-agresywnym, sarkastycznym. Sumując, nie przybliży nas do celu i nie wesprze w efektywnej komunikacji.

2.    Obwinianie siebie

Komunikacja z takiego miejsca najczęściej jest poprzedzona myślami w stylu: znowu nawaliłem, nie potrafię, to dla mnie za trudne; gdybym tylko myślał bardziej logicznie etc. Również nie buduje konstruktywnych mostów, nasza reakcja będzie pewnie defensywna, niepewna siebie, niewzbudzająca zaufania.

Co myślisz o tych reakcjach? Wyglądają znajomo? Oba te sposoby automatycznej odpowiedzi nie są przyjemne ani dla nadawcy, ani dla odbiorcy komunikatu. Te reakcje nie pozostawiają przyjemnych odczuć w ciele, wzmagają stres, autoagresje lub agresję wobec innych i prowadzą do powstania błędnego koła emocji – myśli – doświadczeń.  

W obecnym momencie takie reakcje, niestety powszechne, w ogóle nie są nam potrzebne, żeby przetrwać ten czas w domu i w pracy w dobrostanie.

Ok. To co zrobić, żeby przekształcić reakcję w świadomą odpowiedź? Co zrobić w tej przestrzeni, nawet kilkusekundowej i jak sobą zarządzić? To, do czego dążymy to empatia dla innych lub i dla siebie. Ale zanim empatia…

Przede wszystkim potrzebujesz sposobu na to, żeby się zatrzymać i złapać kontrolę w sytuacji, która wytrąciła Cię z równowagi. Moje ulubione to:

1.    Pudełko oddechu: weź wdech (4 sekundy), wstrzymaj oddech (4 sekundy), zrób wydech (4 sekundy), pozostań na wydechu (4 sekundy). W ten sposób dasz informację systemowi nerwowemu, że Twoje otoczenie nie jest zagrożeniem, że wszystko jest ok.

2.    Znajdź swój przerywnik – gdy czujesz, że ogarnia Cię nieprzyjemna emocja zrób coś, co wytrąci Cię z niewspierającego schematu – wstań z fotela, powiedz głośno „STOP”, zaśpiewaj, podskocz. Wystarczy drobna zmiana na poziomie ciała, żeby zmienić kierunek – żeby nie zadziałać automatycznie, ale świadomie.

3.    Spaceruj. Jeśli masz czas, idź na spacer. Może to być nawet 10 min. Skup się na spacerze, na tempie w jakim idziesz, na oddechu. Kiedy emocje związane z sytuacją nie chcą odejść, nie wyganiaj ich na siłę, poczuj je, ale postaraj się nie dodawać do tego odczuwania historii: ona powiedziała to, a ja odpowiedziałem to…ona nie ma do mnie szacunku, może powinienem ustalić rzeczy wcześniej itd. Pomyśl, że myśli to muzyczna płyta, która gra w Twojej głowie, a Ty masz wpływ na to, czego słuchasz! Możesz zmienić płytę. Zmień ją – te historie nie są ważne, ważne jest to, jak się czujsz. Jeśli czujesz się do kitu krzyknij, popłacz, skrzyw się – cokolwiek pozwoli Ci wyrazić swój stan.

4.    5-4-3-2-1…go! Aby wyjść z głowy i historii, które uruchamiają stres, a tym samym automatyczne reakcje, zejdź do ciała. Spróbuj włączyć wszystkie zmysły. Poniżej moja ulubiona 5 minutowa medytacja:

·      5 – zauważ 5 rzeczy, zwróć uwagę na ich kolory, strukturę, ruch – zdziwisz się, ile dookoła siebie nie zauważasz.

·      4 – zwróć uwagę na 5 dźwięków – jeśli będzie Ci łatwiej, zamknij oczy.

·      3 – zauważ 3 odczucia w ciele lub na Twoim ciele – punkty styku z powierzchniami (ziemią, krzesłem, ucisk, wiatr na twarzy)

·      2 – zauważ 2 rzeczy, które rozpoznajesz węchem, lub smakiem – czujesz tą kawę, którą wypiłeś/wypiłaś godzinę temu?

·      1 – poczuj, jaki jest Twój ogólny stan. Czy odczuwasz frustrację, podekscytowanie, smutek. Pamiętaj, że wszystko mija, a Ty nie jesteś swoją emocją.

·      Go – zdecyduj, czym jest kolejna czynność, którą się zajmiesz i zrób ją. Gwarantuje, że po przejściu przez te punkty nawet spora złość, będzie już dużo mniejsza.

A TY, jakie masz sposoby na to, by się zatrzymać? Co stosujesz w domu, a co w firmie z zespołem? Co działa u Ciebie? 

Pobierz bezpłatny Ebook: “Narzędzia potrzebne liderom – komunikacja ponad stresem”

AUTOR: MARTA CARTER